Plan de acción + kit de documentos para tu estudio
Empezar un nuevo proyecto de diseño puede ser abrumador. Tener un plan de acción es la clave para no perder el rumbo. Las últimas semanas estuvimos viendo la importancia de tener claro a tu cliente, tu objetivo y tu metodología de trabajo.
(si te perdiste alguno de ellos «La fórmula para conseguir clientes» y «Cómo crear tu servicio de alto valor«.
Mi forma de trabajar siendo diseñadora se transformó cuando empecé a dejar de querer controlarlo todo.
Contactar con el cliente es un paso importante, pero la acción empieza cuando empieza el proyecto. Tener una estructura clara de que tenía que hacer, me ayudo a no sentir que perdía el control de todo. Por el contrario, sabía cual es el siguiente paso y me tranquilizaba.
1. Plan de acción:
El plan de acción va a ser nuestro mapa una guía clara que nos determine que hacer y en que momento. Esto no solo te ayuda a vos, es una buena forma de que el cliente sepa que va a suceder en cada momento y como se va a desarrollar el proyecto en cada etapa…
- Cantidad de reuniones
- Forma y duración de las reuniones (videollamada o presencial)
- Servicios incluidos
- Cantidad de cambios en el proyecto
- Tiempos de entrega
- Tiempos y formas de pago de cada etapa
Teniendo una estructura clara, vas a poder dejar de lado el miedo a no saber qué hacer y la improvisación para enfocar tu energía en el proyecto. Tener un plan de acción no solo te va a ayudar a llevar acabo el proyecto, tambien te va a ayudar a poder vender tus servicios porque entendes muy bien tu metodología y de manera clara podes explicarle al cliente los beneficios de trabajar con vos, paso a paso.
2. Kit de documentos:
Cuando entendí que un plan de acción hacía que mis procesos de trabajo sean mas eficientes y efectivos, me focalicé en crear también una metodología para la forma en la que presento mi proyecto. Son plantillas que diseñe una sola vez y que puedo usar en todos mis proyectos (a medida que las fui usando fui ajustándolas para que cumplan con lo que necesito).
No hablo de formulas complejas, sino de una maqueta de cada documento que necesito que me permita adaptarla a los proyectos. Esto me ayuda a no tener que empezar desde cero con cada nuevo cliente y aprovechar mejor el tiempo.
- Contrato: No solo te protege a vos, sino tambien a tu cliente. Detalla por escrito lo que incluye el proyecto para ambas partes.
- Ficha de cliente: Los datos de contacto / facturación y datos del proyecto
- Cuestionario de proyecto: Preguntas claves al cliente para el diseño y ejecucion del proyecto.
- Moodboard: Plantilla editable de presentación de los diseños
- Agenda de proveedores: Datos de contacto y rubros que trabajan.
- Plantilla de presupuesto: Para hacer seguimiento de los pagos y tiempos
- Organigrama: Para poner tiempo a las tareas y que no se superpongan
- Plantilla de compras: Facilita el seguimiento de entrega y los pagos realizados
El plan de acción y el kit de documentos transformaron por completo la forma en la que encaraba mis proyectos.
Lejos esta de querer controlarlo todo a la perfección, simplemente me ayuda a ver el proyecto como un mapa que puedo seguir paso a paso. Para poder dedicar mi energía y creatividad a resolver los imprevistos (que seguro aparecerán) de manera mas efectiva.
A veces la estructura puede limitar el proceso creativo, en este caso la estructura me ayuda a usar de mejor manera mi tiempo, a enfocarme y optimizar cada proceso.
Espero que este artículo te ayude a perderle un poco el miedo a “lo desconocido” y que puedas tomar el control de tus proyectos. Escribime si crees que puede haber otro documento que pueda ayudar, no te olvides que siempre estamos aprendiendo juntas.
