Cómo organizar y gestionar las tareas de tu estudio de diseño

Tener tu propio estudio y trabajar como interiorista independiente es algo a la que muchas diseñadoras aspiramos. Pero poco se habla de lo que realmente significa tener un estudio. Mas allá de los proyectos y diseños, hay mucho trabajo que quizás no se ve.

Esta es mi estrategia para organizar y gestionar todas las tareas de mi estudio de diseño

Mi forma de trabajar y entender mi negocio cambio por completo cuando entendí estos 3 pilares fundamentales:

• Administrativo ≠ Proyectos
• Tareas en bloque
• Horarios de trabajo

Por mucho tiempo creí que ser diseñadora de interiores era una cuestión de suerte para unos pocos. Esto me hacia sentir que no tenia el control sobre las posibilidades de conseguir proyectos y de mi crecimiento profesional.

Trabajar sobre estos 3 pilares, con objetivo y estrategia me ayudo a poder tomar las riendas de mi estudio. Además de motivarme para trabajar para alcanzar esos objetivos.

1. Administrativo ≠ Proyectos

Cuando empecé a trabajar mi foco estaba por completo en conseguir proyectos, y cuando por fin los conseguía. Toda mi atención estaba en ellos. Al principio no lo entendía, pero esto era un gran error porque yo dependía al 100 % de ellos.

Entenderme a mi como mi empresa me ayudo a ser más estratégica y no perder el control de mi estudio.

No podemos negar que los proyectos son un pilar fundamental, pero además hay tareas administrativas que me ayudan a tener estrategia y foco para poder generar un negocio rentable a largo plazo y no sentir que tengo que empezar de 0 cada vez que se termina un proyecto.

Otras tareas fundamentales:

• Crear contenido de alto valor gratuito, un espacio donde compartas información útil para potenciales clientes. (Ayuda a captar nuevos clientes y transformarlos en nuevos proyectos mostrándoles tus habilidades profesionales).
• Facturación y tramites, lo sé a casi nadie le gusta esta parte, pero es crucial estar al día para tener el control de tu estudio.
• Planificación, estrategias y calendario, Ayuda a poder ver tu negocio a largo plazo. Entendiendo fechas especiales, tiempos de proyectos y posibles eventos que puedas hacer para captar clientes.
• Análisis y reestructuración, trimestralmente me gusta dar un vistazo a todo lo que paso, las cosas buenas y malas, para poder aprender de mi experiencia y seguir mejorando como profesional.

2. Tareas en bloque

El objetivo de organizar tus tareas en bloque es que no tengas que estar saltando de tarea en tarea perdiendo tiempo y concentración. Para este punto te recomiendo (como siempre) lápiz y papel en mano y que hagas una lista de todas las tareas que tenes que hacer por semana y si es posible por mes.

Este listado te va a servir para 3 puntos fundamentales para el rendimiento de tu estudio:

• Te ayuda a ver de manera global todas las tareas, agruparlas y poder ponerlas en calendario. Si por ejemplo tenes que hacer presupuestos, facturas para tu estudio, pasar planos a cad, crear contenido para tu estudio y grabar un episodio, lo mejor es hacer todas las tareas similares juntas. Por ejemplo, destinar 1 día de la semana a crear el contenido para tu estudio, 3 horas al día para los trabajos de escritorio de proyectos (planos, presupuestos, etc).
• Te permite ver si estás haciendo tareas repetidas, o si hay tareas que podes programar o delegar para optimizar tu tiempo de trabajo.
• Tener control sobre tu agenda y poder adelantarte a posibles imprevistos. Si tenes una entrega de proyecto o te vas de viaje, tener las tareas clasificadas y en calendario te va a permitir adelantarte y prever los cambios que tenes que hacer para esas semanas especiales.

3. Horarios de trabajo de tu estudio

Creo que lo que mas me costo cuando renuncie a mi trabajo fijo para crear mi estudio fue encontrar mis espacios de trabajo. Estoy segura que entendes a que me refiero cuando digo que renuncie para tener tiempo y termine trabajando 24/7.

Tendemos a ocuparnos el día de tareas para sentirnos productivas o tomarte un rato para descansar, pero con culpa de lo que deberías estar haciendo.

Estrategias que pueden ayudarte a aprovechar al máximo tu tiempo de trabajo, pero de manera productiva:

• Determina tus horas más productivas: Quizás las mañanas son tu punto fuerte o de noche sos mas creativa. Lo mejor de ser dueña de tu tiempo es poder usarlo a tu favor.
• No trabajes por motivación: A veces es difícil salir del chip 9–17 hs, pero teniendo estos 3 puntos organizados vas a poder ser mucho mas eficiente en tu forma de trabajar. No se trata de llenar la agenda para tapar la culpa, es conocerte y tener claras tus metas.

Poder crear una estructura de trabajo no solo me permitió ver resultados en mi estudio, sino que tambien me ayudo a poder ser mucho mas eficiente porque tenia muy en claro cuál era la intención de cada tarea.

Me ayudo a poder estar presente, como emprendedoras sabemos que sentimos que el check list nunca se termina y es agotador. Pero poder darle un espacio a cada tarea tambien me ayudo a poder reconectarme con disfrutar el proceso y no estar en todo lo que debería estar haciendo y sentir culpa.

Te propongo tomarte un día para hacer un análisis interno, hace una lista de todas las tareas que haces hoy en día y las tareas que te gustaría sumar. Agrúpalas por similitud y ponerlas en calendario. Poder ver tus pendientes con orden y organización va a ayudarte a que seas vos quien tiene las riendas de tu estudio y no que estas improvisando constantemente.

Si das el paso y te animas a hacer este ejercicio me encantaría que me cuentes como te sentiste una vez que tomaste el control de tu estudio.

Gracias por acompañarme una semana más,

Nos vemos mañana con nuevo episodio del podcast 😊